Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

Pour les données traitées au nom des entreprises clientes, Helvox agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD ; chaque entreprise reste responsable de traitement.

2. Données collectées

• Compte : email, nom, mot de passe (chiffré bcrypt), entreprise.
• Documents uploadés : PDF de bases de connaissances indexés dans Qdrant + stockés sur AWS S3 eu-central-1.
• Appels : transcripts, résumés générés par IA, enregistrement audio MP4 (avec consentement vocal préalable).
• Métadonnées techniques : timestamps, durée, statut d'appel, sentiment estimé.

3. Finalités

Les données sont traitées pour fournir le service vocal IA, améliorer la qualité des agents (retours qualité), facturer l'usage et répondre aux obligations légales (conservation des enregistrements pour les secteurs régulés).

4. Hébergement

Les données sont hébergées en Allemagne : application et base de données chez IONOS, fichiers et enregistrements chez AWS (Francfort, eu-central-1). L'interface web est servie par un serveur IONOS situé au Royaume-Uni. Les services IA listés en section 7 sont situés hors de l'Union européenne.

5. Durée de conservation

Par défaut : transcripts 90 jours, enregistrements audio 90 jours. La durée est paramétrable par le client (30 jours à 7 ans selon contrainte sectorielle, ex. 7 ans pour les banques).

6. Droits des personnes concernées

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et de portabilité. Pour exercer ces droits : [email protected].

7. Sous-traitants

• OpenAI (États-Unis) : LLM via API, données chiffrées en transit.
• Google (États-Unis) : LLM de secours et lecture de sites, idem.
• Cohere (Canada) : re-ranking RAG.
• Deepgram (États-Unis) : transcription vocale.
• Cartesia (États-Unis) : synthèse vocale.
• AWS (Europe) : stockage des objets.

Les transferts hors UE bénéficient des clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne.

8. Cookies

Helvox n'utilise pas de cookies de tracking. Seuls des cookies/localStorage techniques (token de session) sont utilisés.

9. Sécurité

Mots de passe chiffrés (bcrypt), connexions HTTPS uniquement, cloisonnement strict entre entreprises et entre agents dans la base de connaissances, accès au stockage des fichiers réservé à des identifiants dédiés.

10. Contact DPO

Délégué à la protection des données : [email protected]